会議の目的と自分の役割を事前に整理する
会議前に、決めること、共有すること、自分に求められる発言を確認します。背景情報と専門用語を先に読み、質問と意見を一つずつ準備すると発言の負荷が下がります。
研修では、アジェンダから準備メモを作るところから扱い、会議中の英語表現だけに限定しません。
聞き取れないときは、理解した範囲を示して確認する
単に聞き返すだけでなく、自分が理解した内容を短く言い直し、確認したい点を一つ示します。相手もどこを補足すべきか分かりやすくなります。
数字、期限、担当者、否定表現は特に誤解の影響が大きいため、その場で確認する習慣を作ります。
意見は結論・理由・条件の3点で短く伝える
長く正確に話そうとすると、発言の機会を逃します。賛成か懸念かを先に述べ、理由を一つ、必要なら成立条件を一つ添えます。
ケース練習では、同じ意見を30秒と90秒の二つの長さで伝え、会議の状況に合わせて調整する力を鍛えます。
終了前に決定・保留・担当・期限を確認する
会議で理解したことと、正式に合意したことは別です。終了前または議事メモで、決定事項、保留事項、担当者、期限を明確にします。
- 何を決めたか
- 何がまだ決まっていないか
- 誰が次の行動を担当するか
- いつまでに、どの形式で共有するか
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